Jäsenrekisterin ja verkkokaupan tietosuojaselosteet

                                                                                              

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste    

Rekisterinpitäjä	Pohjois-Suomen Historiallinen Yhdistys ry.
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa	Matti Mäntylä
	Pohjois-Suomen Historiallinen Yhdistys ry, c/o HuTK/Historia, PL 1000, 90014 Oulun yliopisto
	matti.mantyla (at) oulu.fi
Rekisterin nimi	Pohjois-Suomen Historiallinen Yhdistys ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain (503/1989) 3 luvun 11 §:n (8.5.2020/336) mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen jäsenyyden hoitaminen ja yhteydenpito jäseniin.
Rekisterin tietosisältö	Rekisteriin merkitään vain yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot, jotka jäsen on ilmoittanut jäseneksi liittyessään tai myöhemmin yhdistyksen sihteerille, joka on yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa.   Rekisteriin kerätään jäsenistä seuraavia tietoja: henkilön nimi, posti- ja sähköpostiosoite, jäsenyyden tyyppi, jäsenmaksua koskevat tiedot ja julkaisujen jatkuvaa tilausta koskevat tiedot. Rekisteriin merkityt tiedot poistetaan viivytyksettä rekisteröidyn erotessa yhdistyksen jäsenyydestä.
Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle	Rekisteriin tallennetuista tiedoista jäsenten nimi- ja osoitetietoja luovutetaan henkilölle, jonka yhdistys on rekrytoinut hoitamaan yhdistyksen postitusta. Muutoin tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet	Manuaalinen aineisto: ei manuaalista aineistoa.   Sähköinen aineisto: sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee Oulun yliopiston palvelimella sihteerin henkilökohtaisessa kotihakemistossa sekä sihteerin omistamalla tietokoneella käyttäjätunnuksen ja salasanan takana. Jäsenrekisteriä käyttää sihteeri, joka luovuttaa sen tietoja tarvittaessa ainoastaan rahastonhoitajalle ja postituksia hoitavalle yhdistyksen rekrytoimalle henkilölle.
Rekisteröidyn oikeudet	Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itsestään kerätyt tiedot sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Pyyntö lähetetään sähköpostitse tai kirjallisesti yhteyshenkilölle.   Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklojen 15–22 mukainen oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä, oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus tietojen oikaisemiseen, oikeus tulla unohdetuksi, oikeus käsittelyn rajoittamiseen, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vastustamisoikeus, oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ja oikeus kääntyä tarvittaessa toimivaltaisen viranomaisen puoleen.

Verkkokaupan asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä	Pohjois-Suomen Historiallinen Yhdistys ry.
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa	Matti Mäntylä
	Pohjois-Suomen Historiallinen Yhdistys ry, c/o HuTK/Historia, PL 1000, 90014 Oulun yliopisto
	matti.mantyla (at) oulu.fi
Rekisterin nimi	Pohjois-Suomen Historiallinen Yhdistys ry:n verkkokaupan asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste	Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on verkkokaupan tilausten toimittaminen ja asiakassuhteen hoitaminen. Henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn puolesta (GDPR 6 art. 1.b)Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus (joka on asiakkaan peruutettavissa milloin tahansa)
Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet	Rekisteriin merkitään vain verkkokaupan toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot, jotka asiakas on ilmoittanut tilauksen yhteydessä. Rekisteriin voidaan kerätä asiakkaasta seuraavia tietoja: asiakkaan nimi, laskutus- ja toimitusosoite (nimi, organisaatio, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja maa), sähköpostiosoite, yrityksiltä ja yhteisöiltä y-tunnus, asiakkaan asiointikieli, tiedot tilauksista). Asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään hänen tehdessään tilauksen sähköisesti verkkokaupan kautta.
Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle	Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta tai siirretä muille tahoille tai palveluille eikä myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika	Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan sekä niin kauan kuin lainsäädäntö ja määräykset velvoittavat.
Rekisterin suojauksen periaatteet	Rekisterin käytössä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtäväkuvaan se kuuluu.
Rekisteröidyn oikeudet	Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itsestään kerätyt tiedot sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan ja täydentämään virheelliset tai puutteelliset tiedot. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot ja pyytää niiden oikaisua, tulee pyyntö lähettää sähköpostitse tai kirjallisesti yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklojen 15–22 mukainen oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä, oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus tietojen oikaisemiseen, oikeus tulla unohdetuksi, oikeus käsittelyn rajoittamiseen, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vastustamisoikeus, oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ja oikeus kääntyä tarvittaessa toimivaltaisen viranomaisen puoleen.